Ochrona danych osobowych użytkowników serwisu gartello.de jest dla nas istotna. Dane osobowe przetwarzamy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., zwanym dalej „RODO”.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, jakie dane osobowe mogą być przetwarzane podczas korzystania z serwisu gartello.de, w jakich celach są wykorzystywane, komu mogą być przekazywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą.

Serwis gartello.de jest przeznaczony przede wszystkim dla klientów biznesowych i służy prezentacji oferty oraz obsłudze zapytań ofertowych i współpracy handlowej B2B.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

R&S Partners sp. z o.o.
ul. Akacjowa 19
58-160 Świebodzice
Polska

KRS: 0001089863
NIP: 8842824556
REGON: 527867774

Kontakt w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych:

office@gartello.de

Administrator decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu gartello.de oraz prowadzeniem współpracy handlowej.

2. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• stanowisko służbowe,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• adres firmy, adres korespondencyjny lub adres dostawy,
• dane niezbędne do wystawienia dokumentów handlowych i księgowych,
• dane przekazane w treści zapytania ofertowego lub korespondencji,
• informacje dotyczące ofert, zamówień, reklamacji i realizowanych dostaw,
• adres IP,
• informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce,
• informacje techniczne dotyczące korzystania z serwisu,
• dane związane z plikami cookies lub podobnymi technologiami, jeżeli są wykorzystywane.

Zakres danych zależy od sposobu korzystania z serwisu oraz informacji dobrowolnie przekazanych Administratorowi.

3. Korzystanie z serwisu, dane techniczne i logi serwera

Serwis można przeglądać bez podawania takich danych jak imię, nazwisko, numer telefonu czy adres e-mail.

Podczas korzystania ze strony urządzenie użytkownika może jednak automatycznie przekazywać informacje techniczne, w szczególności:

• adres IP,
• datę i godzinę połączenia,
• adres wywołanej podstrony,
• informacje o przeglądarce,
• informacje o systemie operacyjnym,
• adres strony, z której użytkownik przeszedł do serwisu,
• informacje o statusie odpowiedzi serwera.

Dane te mogą być zapisywane w dziennikach serwera i wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• zapewnienia bezpieczeństwa serwisu,
• ochrony przed atakami i nadużyciami,
• diagnozowania problemów technicznych,
• zapewnienia stabilności infrastruktury,
• ustalania, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.

4. Kontakt, formularze i zapytania ofertowe

W przypadku kontaktu z Administratorem za pośrednictwem poczty elektronicznej, formularza kontaktowego lub formularza zapytania ofertowego możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy,
• stanowisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości,
• informacje dotyczące interesujących użytkownika produktów,
• załączniki,
• inne informacje dobrowolnie przekazane przez użytkownika.

Dane są wykorzystywane w celu:

• udzielenia odpowiedzi,
• przygotowania oferty,
• przedstawienia warunków handlowych,
• ustalenia warunków dostawy,
• przeprowadzenia negocjacji,
• podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy,
• prowadzenia dalszej komunikacji dotyczącej konkretnego zapytania.

Jeżeli osoba przesyłająca zapytanie jest stroną przyszłej umowy, podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W przypadku przedstawicieli, pracowników lub osób kontaktowych działających w imieniu przedsiębiorstwa podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i obsłudze relacji handlowych.

Podanie danych oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, jednak niezbędne do obsługi zapytania. Niepodanie takich danych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie oferty.

5. Oferty, zamówienia, umowy, transport i dostawy

W przypadku rozpoczęcia współpracy handlowej Administrator może przetwarzać dane niezbędne do:

• przygotowania ofert,
• prowadzenia negocjacji,
• przyjmowania zamówień,
• zawierania i wykonywania umów,
• organizacji produkcji,
• organizacji transportu,
• realizacji dostaw,
• kontaktu z osobami odpowiedzialnymi za odbiór towaru.

Dane mogą obejmować w szczególności dane osób reprezentujących Kupującego, dane kontaktowe, adres dostawy oraz informacje dotyczące zamówionych produktów.

Jeżeli kontrahentem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, podstawą przetwarzania danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane osób reprezentujących przedsiębiorstwo, jego pracowników oraz osób kontaktowych przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W celu realizacji transportu niezbędne dane mogą być przekazywane w szczególności:

• firmom transportowym,
• spedytorom,
• kierowcom,
• operatorom logistycznym,
• magazynom,
• producentom realizującym wysyłkę bezpośrednią.

Zakres przekazywanych danych jest ograniczony do informacji niezbędnych do prawidłowego wykonania dostawy.

6. Rozliczenia, księgowość i obowiązki prawne

Dane zawarte w fakturach, dokumentach księgowych, dokumentach dostawy oraz innych dokumentach związanych z transakcją są przetwarzane w celu:

• prowadzenia księgowości,
• dokumentowania transakcji,
• wykonywania obowiązków podatkowych,
• prowadzenia wymaganej dokumentacji,
• wykonywania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – konieczność wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

Dane przechowywane są przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe, rachunkowe i inne przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji.

7. Reklamacje, roszczenia i ochrona prawna

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• obsługi reklamacji,
• ustalenia odpowiedzialności za wadę lub uszkodzenie towaru,
• kontaktu z producentem lub przewoźnikiem,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W niezbędnym zakresie dane mogą być przekazywane:

• producentom,
• dostawcom,
• przewoźnikom,
• ubezpieczycielom,
• kancelariom prawnym,
• podmiotom windykacyjnym,
• rzeczoznawcom lub innym podmiotom uczestniczącym w rozpatrywaniu sprawy.

Podstawę prawną stanowi odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw, prawidłowa obsługa reklamacji oraz możliwość ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.

8. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonego celu.

Mogą to być w szczególności:

• dostawcy hostingu,
• dostawcy usług informatycznych,
• administratorzy i serwisanci strony,
• dostawcy poczty elektronicznej,
• biura rachunkowe,
• kancelarie prawne,
• firmy transportowe i spedycyjne,
• producenci i dostawcy,
• magazyny i operatorzy logistyczni,
• podmioty windykacyjne,
• podmioty zapewniające bezpieczeństwo systemów informatycznych.

Dane mogą być również udostępniane organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Administrator przekazuje odbiorcom wyłącznie dane niezbędne do realizacji danego celu.

9. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis może korzystać z plików cookies oraz innych podobnych technologii.

Cookies są niewielkimi plikami lub informacjami zapisywanymi na urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony.

Cookies niezbędne

Cookies niezbędne mogą być wykorzystywane m.in. w celu:

• prawidłowego działania strony,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• obsługi formularzy,
• zapamiętywania ustawień użytkownika,
• przechowywania informacji o produktach znajdujących się na liście zapytania,
• zapamiętywania decyzji dotyczących zgód na cookies.

Technologie konieczne do prawidłowego świadczenia usługi mogą być stosowane bez zgody użytkownika w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

Cookies analityczne, funkcjonalne i marketingowe

Jeżeli serwis wykorzystuje technologie, które nie są niezbędne do jego podstawowego działania, w szczególności narzędzia analityczne, marketingowe lub reklamowe, są one uruchamiane wyłącznie po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

Podstawą przetwarzania danych osobowych jest w takim przypadku art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Użytkownik może odmówić zgody bez utraty możliwości korzystania z podstawowych funkcji serwisu.

Wyrażoną zgodę można w każdej chwili wycofać.

Szczegółowe informacje o stosowanych cookies, ich dostawcach, celach i okresach działania mogą być prezentowane w ustawieniach cookies dostępnych w serwisie.

10. Zewnętrzne usługi i treści

Serwis może wykorzystywać usługi dostarczane przez podmioty zewnętrzne, takie jak:

• mapy,
• materiały wideo,
• narzędzia analityczne,
• systemy zabezpieczające formularze,
• systemy komunikacyjne,
• inne zewnętrzne funkcjonalności.

Jeżeli uruchomienie takiej usługi wymaga zgody użytkownika, zostanie ona aktywowana dopiero po jej uzyskaniu.

W przypadku wdrożenia usług, które powodują przetwarzanie dodatkowych danych osobowych, niniejsza Polityka prywatności powinna zostać uzupełniona o informacje dotyczące danego dostawcy, celu przetwarzania, podstawy prawnej oraz zakresu przekazywanych danych.

11. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator dąży do korzystania z usług dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonego dostawcy dane będą przekazywane do państwa znajdującego się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie będzie następowało wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w RODO.

Podstawę przekazania mogą stanowić w szczególności:

• decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską,
• inne mechanizmy prawne przewidziane w RODO.

12. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

W szczególności:

• dane związane z bieżącą korespondencją – przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz ewentualnej dalszej relacji handlowej,
• dane związane z ofertami i negocjacjami – przez okres prowadzenia rozmów oraz okres potrzebny do wykazania przebiegu uzgodnień,
• dane związane z umowami – przez czas wykonywania umowy oraz odpowiedni okres przedawnienia roszczeń,
• dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przepisami prawa,
• dane dotyczące reklamacji – przez okres prowadzenia sprawy oraz okres niezbędny do dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania, chyba że istnieje inna podstawa prawna dalszego przechowywania danych.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w przypadkach przewidzianych przez RODO – następujące prawa:

• prawo dostępu do danych,
• prawo otrzymania kopii danych,
• prawo sprostowania danych,
• prawo usunięcia danych,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych,
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo wycofania zgody w dowolnym momencie.

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.

Administrator może kontynuować przetwarzanie, jeżeli wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, albo jeżeli przetwarzanie jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres:

office@gartello.de

Administrator może poprosić o informacje umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej żądanie.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

W Polsce organem tym jest:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

Osoba korzystająca z serwisu może również zwrócić się do właściwego organu ochrony danych w państwie swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

14. Bezpieczeństwo danych i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed:

• nieuprawnionym dostępem,
• nieuprawnionym ujawnieniem,
• przypadkową utratą,
• zmianą,
• zniszczeniem,
• wykorzystaniem przez osoby nieuprawnione.

Połączenie z serwisem gartello.de jest zabezpieczone przy użyciu szyfrowanego połączenia HTTPS.

Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, dla których jest to konieczne do wykonywania powierzonych zadań.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych.

Jeżeli sposób przetwarzania danych w przyszłości ulegnie zmianie w tym zakresie, Polityka prywatności zostanie odpowiednio zaktualizowana.

15. Zmiany Polityki prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• zmiany sposobu działania serwisu,
• wprowadzenia nowych formularzy lub funkcjonalności,
• rozpoczęcia korzystania z nowych usług zewnętrznych,
• uruchomienia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych,
• zmiany sposobu przetwarzania danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie gartello.de.

Ostatnia aktualizacja: 21 sierpnia 2026 r.